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Tableau de bord

Visualisez en temps réel les indicateurs clés de votre établissement pour piloter votre activité en toute simplicité.

Le tableau de bord vous permet de visualiser rapidement les indicateurs clés et l’activité récente de votre établissement.

Consignes

Le cahier de consignes Front Desk est accessible sur tous vos appareils, à tout moment et en tout lieu. Il permet d’envoyer des consignes en quelques secondes, d’y joindre images ou pièces jointes, de commenter chaque consigne et de mentionner des collaborateurs pour une communication ciblée. Les consignes importantes peuvent être épinglées, la lecture est tracée, et la planification ou duplication sur plusieurs jours est possible. Des rappels personnalisés garantissent le respect des échéances. La création de catégories et la gestion fine des accès assurent une organisation optimale.

Le cahier de consignes joue un rôle essentiel au sein d’un hôtel en tant qu’outil de communication et de coordination. Il constitue un guide centralisé pour le personnel, garantissant une bonne expérience client. Il assure que chaque membre du personnel (réception, service d’étage, maintenance, etc.) soit informé et en phase avec les informations circulant dans l’établissement. Il élimine les risques de malentendus, centralise les informations (horaires, demandes clients, procédures d’urgence, événements), et assure une coordination sans faille.

  • Envoi rapide de consignes enrichies (texte, images, pièces jointes)
  • Commentaires et mentions de collaborateurs
  • Épinglage des consignes importantes
  • Suivi des lectures pour chaque consigne
  • Programmation, duplication et rappels personnalisés
  • Gestion des catégories et des droits d’accès
  • Accessible sur web, mobile et tablette

Tickets

Centralisez et suivez toutes les demandes de maintenance ou incidents pour une gestion efficace et un suivi optimal.

Gérez les demandes et incidents via le module Tickets pour assurer un suivi efficace et une résolution rapide.

Objets trouvés

Le registre d’objets trouvés Front Desk est accessible sur tous vos appareils et permet d’ajouter un nouvel objet en quelques secondes. Notre système a été repensé pour offrir une expérience optimale : ajoutez des photos directement depuis votre appareil photo (mobile ou web), intégrez les détails du client pour chaque objet, et bénéficiez de rappels automatiques lorsque la date limite légale approche. Un historique complet des objets rendus ou retirés de l’inventaire assure une traçabilité optimale. Une checklist dédiée et l’automatisation des emails de restitution garantissent un suivi précis et un service client réactif.

Les clients oublient parfois des objets dans leur chambre, les espaces communs ou à l’extérieur de l’hôtel. Le registre permet au personnel de signaler et d’enregistrer tous les objets trouvés, facilitant leur récupération par leurs propriétaires légitimes. Il démontre l’engagement de l’hôtel envers la satisfaction client et garantit une gestion rigoureuse, avec description, photo, date, lieu et coordonnées du client, pour éviter les pertes et accélérer la restitution.

  • Ajout rapide d’objets trouvés avec photos et description détaillée
  • Enregistrement des coordonnées du client pour chaque objet
  • Gestion de la date de stockage et rappels automatiques avant la date limite légale
  • Historique complet des objets rendus ou retirés de l’inventaire
  • Checklist de restitution pour un suivi précis
  • Automatisation de l’envoi d’emails lors de la restitution
  • Accessible sur web, mobile et tablette

Lorsqu’un objet est restitué à son propriétaire, le personnel suit une checklist pour s’assurer que toutes les étapes sont respectées (vérification d’identité, signature, etc.). Un email automatique est envoyé au client pour confirmer la restitution, et l’objet est archivé dans l’historique pour garantir la traçabilité.

Feuille de caisse

La solution de feuille de caisse Front Desk est accessible sur tous vos appareils : consultez et mettez à jour vos caisses à tout moment, où que vous soyez. L’outil permet de gérer rapidement les sorties de caisse et les encaissements, avec la flexibilité de créer un nombre illimité de caisses et de feuilles de caisse. Un historique permanent vous permet de retracer toutes les opérations passées ; chaque feuille, sortie ou encaissement est exportable en PDF ou imprimable pour une traçabilité complète.

La feuille de caisse joue un rôle essentiel dans la gestion financière et opérationnelle d’un hôtel. Elle constitue un document de suivi et d’enregistrement des transactions financières quotidiennes, garantissant une gestion efficace et transparente. Elle permet de vérifier la cohérence entre les recettes enregistrées et les montants réellement encaissés, et facilite l’identification rapide des écarts ou erreurs.

  • Gestion rapide des sorties de caisse et des encaissements
  • Création illimitée de caisses et de feuilles de caisse
  • Historique permanent de toutes les opérations
  • Export des feuilles de caisse en PDF ou impression directe
  • Traçabilité complète des mouvements financiers
  • Accessible sur web, mobile et tablette

La feuille de caisse est une pièce maîtresse pour le contrôle interne et la comptabilité : elle permet de vérifier la cohérence des recettes, d’identifier rapidement toute divergence ou erreur de saisie, et de corriger les écarts avant qu’ils ne posent problème. Elle contribue ainsi à la fiabilité des comptes et à la transparence financière de l’établissement.

Checklist

La solution de checklist Front Desk est accessible sur tous vos appareils, à toute heure et en tout lieu. Créez des checklists récurrentes (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles) sans limite de nombre, et enrichissez-les avec commentaires ou pièces jointes. Chaque checklist achevée reste disponible dans un historique permanent, facilitant la consultation et le suivi des tâches réalisées par chaque membre de l’équipe. La duplication rapide permet de créer de nouvelles checklists à partir de modèles existants, pour un gain de temps et une organisation optimale.

Une checklist est un outil essentiel pour assurer le bon fonctionnement et la gestion efficace des opérations dans un hôtel. Elle offre une structure organisée pour garantir que toutes les tâches et responsabilités sont accomplies de manière cohérente et conforme aux normes de qualité, quel que soit le service concerné (réception, nettoyage, restauration, maintenance, etc.). Elle permet de définir des procédures standard, d’éviter les oublis ou erreurs humaines, et d’assurer une expérience client homogène.

  • Création illimitée de checklists et de tâches
  • Checklists récurrentes (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles)
  • Ajout de commentaires et de pièces jointes à chaque checklist
  • Historique permanent des checklists terminées et des tâches réalisées
  • Suivi des actions par utilisateur
  • Duplication rapide à partir de modèles existants
  • Accessible sur web, mobile et tablette

Les nouvelles recrues peuvent utiliser les checklists comme guide d’apprentissage, ce qui facilite leur intégration. Elles disposent d’un aperçu complet des étapes à suivre pour chaque tâche, réduisant ainsi le besoin de supervision constante et accélérant la montée en compétence.

Équipe

Gérez les membres de votre équipe, attribuez des rôles et suivez les accès pour une organisation optimale et sécurisée.

Gérez les membres de l’équipe, leurs rôles et leurs accès depuis le module Équipe.

Registre de maintenance

Le registre de maintenance Front Desk est accessible sur tous vos appareils, à tout moment et en tout lieu. Il permet de créer, consulter et mettre à jour des tickets de maintenance, d’y joindre des photos, d’attribuer des priorités et de suivre l’évolution de chaque intervention (en attente, en cours, résolue). Les notifications instantanées, les commentaires et la gestion des catégories personnalisées (plomberie, électricité, etc.) favorisent la réactivité et la communication. L’archivage complet et l’export Excel/CSV offrent un historique détaillé et une analyse facilitée.

Un registre de maintenance est crucial pour la gestion opérationnelle d’un hôtel. Il permet de consigner et suivre toutes les activités de maintenance et de réparation, facilitant la planification, l’organisation et la communication entre les services. Il aide à minimiser les perturbations pour les clients et à maintenir un environnement agréable et fonctionnel.

  • Création et suivi des tickets de maintenance avec photos et pièces jointes
  • Attribution de priorités et gestion des urgences
  • Commentaires et notifications instantanées pour chaque ticket
  • Suivi de l’état (en attente, en cours, résolu) et archivage complet
  • Exportation des tickets en Excel ou CSV pour analyse
  • Catégories personnalisables selon les besoins de l’établissement
  • Accessible sur web, mobile et tablette